Pesan-pesan rutin dan Positif

Assalamualaikum wr wb

Di kesempatan kali ini saya akan berbagi tentang Penulisan Pesan-pesan Rutin dan Positif, Yu langsung aja di simak di bawah ini:

Pesan Rutin  adalah penyampaian pesan yang berkaitan dengan kegiatan bisnis sehari-hari yang bersifat rutin, penting dan segera.

-Pesan rutin sangat beragam seperti; pesanan barang, memo, rekomendasi, permintaan informasi, kredit, penawaran, pengaduan, undangan.

-Pesan rutin umumnya pendek dan sederhana.

-Pesan  rutin sebaiknya disampaikan melalui pendekatan langsung.

-Pesan rutin akan efektif apabila menerapkan strategi  yang jelas dan menyesuaikan pendekatan dengan situasi yang ada.

Strategi Permintaan Rutin

1. Nyatakan  permintaan /pesan (Pembukaan)

Tulis dalam nada yang sopan, tidak menuntut dan personal

Gunakan pendekatan langsung

  Kemukakakan permintaan secara spesifik. Nyatakan dengan jelas apa yang anda inginkan.

2.    Jelaskan dan berikan alasan pada permintaan anda (Isi).

   Jelasan alasan permintaan anda penting.

    Jelaskan setiap potensi manfaat merespon permintaan anda.

Perincilah permintaan yg kompleks ke dalam daftar permintaan.

3.    Mintalah dilakukan tindakan spesifik (Penutup)

•         Informasikan kontak yanng dapat dihubungi untuk memenuhi permintaan anda.

•         Ekspresikan rasa terima kasih anda

•         Nyatakan dengan jelas setiap tenggat waktu permintaan anda. (Bovee & Thill, 2007)

BENTUK-BENTUK PERMINTAAN RUTIN

•         Permintaan untuk pihak internal

Biasanya permintaan pihak internal dikomunikasikan secara lisan, namun dapat juga dalam bentuk tertulis.

Bentuk permintaan rutin dalam bentuk tertulis yang paling umum dipakai oleh pihak internal adalah memo.

•         Permintaan untuk pihak eksternal

Permintaan informasi ke pihak eksternal dapat berupa pesanan, klaim, permohonan kredit dan undangan.

Apabila permintaan dilakukan sebagai tanggapan atas suatu iklan, maka perlu dicantumkan informasi mengenai dimana dan kapan iklan dibaca atau dilihat.

MEMO

•         Memo adalah surat dari seorang pejabat ditujukan kepada pejabat lain dalam satu instansi atau bawahannya yang isinya singkat tentang pemberitahuan, saran, permintaan.

•         Memo hanya berlaku untuk komunikasi secara Internal dan biasanya ditulis  dengan tangan di lembar kertas dalam bentuk formulir   tanpa nomor dan cap instansi.

•         Secara garis besar, bagian-bagian yang terdapat dalam memo adalah:

Kepala surat yang bisa memuat nama dan alamat kantor, perkataan “memo”, “kepada”, “dari”, “hal”, “tanggal”

  Badan surat,yang memuat pesan yang hendak disampaikan

   Kaki surat, yang memuat tanda tangan, nama terang

surat pesanan adalah surat yang isinya memesan barang atau meminta jasa tertentu.

Informasi barang/jasa yang akan dipesan dapat diperoleh melalui surat penawaran, iklan, atau melalui petugas pemasaran.

Dalam surat pemesanan harus disebutkan dengan jelas, singkat, dan sopan mengenai;

   Nama, jenis, tipe, dan ciri barang yang dipesan

   Jumlah atau banyaknya pesanan

    Cara pembayaran

     Cara pengiriman atau cara penyerahan.

     Waktu pengiriman yang diinginkan.

Oke Sekian Terima Kasih.