Ruang Lingkup Pekerjaan Kantor

RUANG LINGKUP PEKERJAAN KANTOR

A.       KONSEPSI TATA USAHA

Pada umumnya, pekerjaan kantor merupakan pekerjaan tata usaha. Moekijat menyebutkan bahwa “Kantor adalah setiap tempat yang biasanya dipergunakan untuk melakukan pekerjaan tata usaha, dengan nama apapun tempat tersebut mungkin diberikan”. The Liang Gie menyebutkan “Tata usaha adalah tugas pelayanan sekitar keterangan yang berwujud enam pola perbuatan yang diperlukan dalam setiap usaha kerja yang sama”.

Pekerjaan tata usaha biasa mengacu pada berbagai tugas yang mendukung perkantoran dan administrasi. Tata usaha umumnya merupakan pekerjaan harian, seperti menjawab telepon dan memasukkan dan memasukkan data pada lembar kerja. Sekretaris, tata usaha, dan asisten administrasi sering melakukan tata usaha yang umumnya. Pekerjaan kantor merupakan pekerjaan yang secara umum terdapat pada berbagai organisasi pada semua aspek pekerjaan dan di dalamnya diperlukan banyak orang sebagai tenaga terampil dan memiliki kemampuan dalam melakukan pekerjaannya.

Beberapa asas dalam pekerjaan kantor:

1.      Asas Perencanaan

Agar perencanaan dapat berjalan baik, perlu ditetapkan pedoman bagi setiap jenis pekerjaan:

a.      Pedoman tentang maksud warkat

b.      Pedoman tentang penetapan prosedur

c.       Pedoman tentang pengadaan mesin tata usaha

d.      Pedoman tentang perencanaan formulir

2.      Asas Penyederhanaan

a.      Pedoman tentang tata cara, yaitu tata cara memiliki yang menghemat sumber kerja dengan cara yang termurah

b.      Pedoman tentang perlengkapan tata usaha

c.       Standarisasi perlengkapan tata usaha dari material sampai mesin dan mebeler kantor untuk memudahkan pengadaan

d.      Pedoman tentang pengorganisasian tata usaha

3.      Asas Penghapusan

4.      Asas Penggabungan

Asas berdasarkan besar kecilnya beban dalam pekerjaan kantor:

1.      Asas sentralisasi

Kelebihan:

a.      Cara kerja mudah dapat diseragamkan

b.      Pengawasan mudah dilakukan

c.       Penggunaan peralatan dan perabotan kantor dapat dihemat

d.      Beban kerja pekerjaan kantor dapat diadakan pembagian secara lebih merata

e.      Penggunaan tenaga kerja menjadi lebih luwes

Kekurangan:

a.      Tidak mungkin menampung pekerjaan yang cukup banyak pada waktu yang bersamaan

b.      Unit pengelola pekerjaan kantor sering tidak memahami kebutuhan yang memperlancar pelaksanaan pekerjaan unit yang bersangkutan

c.       Karena mempunyai kewenangan yang secara langsung, unit pengelola pekerjaan berubah menjadi unit yang minta dilayani

2.      Asas Desentralisasi

Kelebihan:

a.      Memperlancar pekerjaan pokok bagi instansi yang mempunyai unit yang tersebar di beberapa tempat

b.      Melayani kebutuhan khusus bagi unit-unit yang bersangkutan

c.       Menumpuknya pekerjaan pada saat-saat tertentu

Kelemahan:

a.      Memerlukan biaya yang cukup besar karena diperlukan peralatan sejenis yang jumlahnya lebih dari satu

b.      Memerlukan tenaga yang banyak untuk mengoperasikan peralatan kantor dan biaya yang besar untuk keperluan mengoperasikan peralatan kantor dan jasa pengawasan pelaksanaan pekerjaan kantor tersebut

3.      Asas Campuran

B.        PERAN DAN CIRI TATA USAHA

Tata usaha memiliki peran pokok:

1.      Melayani pelaksanaan pekerjaan-pekerjaan operatif untuk mencapai tujuan suatu organisasi

2.      Menyediakan keterangan-keterangan bagi pimpinan organisasi itu untuk membuat keputusan atau melakukan tindakan yang tepat

3.      Membantu kelancaran perkembangan organisasi sebagai suatu keseluruhan

Ciri yang membedakan antara pekerjaan kantor dengan kegiatan organisasi lainnya:

1.      Bersifat pelayanan

2.      Berkaitan dengan seluruh organisasi

3.      Dilaksanakan oleh semua pihak dalam organisasi

Mills mengemukakan bahwa pekerjaan kantor merupakan kegiatan yang memiliki fungsi:

1.      Menerima informasi

2.      Merekan dan menyimpan data-data serta informasi

3.      Mengatur informasi

4.      Memberikan informasi

5.      Melindungi asset

Dalam praktiknya, pekerjaan tata usaha yang membantu kelancaran pelaksanaan kegiatan organisasi:

1.      Mengumpulkan, menghitung, dan mencairkan uang, melakukan pembukuan dasar, dan transaksi perbankan

2.      Berkomunikasi dengan pelanggan, karyawan, dan individu lain untuk menjawab pertanyaan, menyebarkan informasi, menerima perintah dan menanggapi keluhan

3.      Menjawab telepon, panggilan langsung dan menerima pesan

4.      Menyusun, menyalin, menyortir, dan menyimpan catatan kegiatan kantor, transaksi bisnis

5.      Melengkapi dan mengirimkan surat tagihan, kontrak, kebijakan, faktur, atau cek

6.      Mengoperasikan mesin kantor

7.      Menghimpun, mencatat, mengoreksi data dan informasi lainnya

8.      Memelihara dan memperbarui arsip, surat, sistem database

9.      Membuka, mengurutkan, dan meneruskan surat yang masuk, menjawab korespondensi, dan mempersiapkan surat keluar

10.  Meninjau file, catatan, dan dokumen lain untuk mendapatkan informasi

11.  Inventarisasi dan melakukan order bahan, perlengkapan dan jasa

12.  Menyelesaikan jadwal kerja, mengelola kalender, dan mengatur janji

13.  Memproses dan mempersiapkan dokumen, seperti dokumen bisnis

14.  Memantau dan mengarahkan pekerjaan pegawai tingkat rendah

15.  Mengetik, membuat format, mengoreksi korespondensi dari catatan atau mesin perekam

16.  Menghitung, menimbang, mengukur, mengatur bahan yang tersedia

17.  Melatih anggota staf lain untuk melakukan aktivitas kerja

18.  Mempersiapkan agenda pertemuan, menghadiri  pertemuan, merekam hasilnya

19.  Memecahkan masalah yang melibatkan peralatan kantor

20.  Membuat pengaturan perjalanan bagi personel kantor

Inti tugas tata usaha mencakup:

1.      Filing 

2.      Data entry

3.      Printing, copying, collating

4.      Typing

5.      Record keeping

6.      Answering phone

7.      Customer and vendor relation

8.      Bookkeeping

9.      Purchasing and receiving

Posisi yang secara khusus berhubungan dengan pelaksanaan pekerjaan kantor:

1.      Tata usaha umum

2.      Tata usaha khusus

3.      Receptionist

4.      Asisten

5.      Manajer kantor

SISTEM INFORMASI MANAJEMEN

A.       SISTEM

Sistem adalah suatu kesatuan yang terdiri atas beberapa komponen atau elemen yang saling berhubungan atau saling terkait satu sama lain yang secara bersama mencapai tujuan-tujuan yang sama.

Karakteristik sistem perkantoran (Haryadi):

1.      Kompenen sistem atau elemen sistem

2.      Batas sistem, merupakan daerah yang membatasi antara suatu sistem dan sistem lain atau lingkungan luar

3.      Lingkungan luar sistem, yaitu segala yang berbeda di luar batas dari sistem yang mempengaruhi operasi sistem

4.      Penghubung, merupakan media perantara antarsubsistem

5.      Masukan, yaitu energi yang dimasukkan ke dalam sistem

6.      Keluaran, yaitu hasil energi yang diolah atau diklasifikasikan menjadi keluaran yang berguna dan sisa pembuangan

7.      Pengolahan, suatu sistem bisa memiliki suatu bagian pengolahan atau sistem itu sendiri sebagai pengolahnya

8.      Sasaran dan tujuan. Suatu sistem dikatakan berhasil jika mengenai sasaran atau tujuan

B.        INFORMASI

Informasi adalah hasil proses pengolahan data yang dipergunakan dalam pengambilan suatu keputusan, sedangkan data, yaitu fakta atau bagian dari fakta yang mengandung arti bisa berupa angka, huruf, situasi, ataupun kondisi.

Proses untuk memperoleh suatu informasi:

Data         Proses              Informasi         Keputusan

Kualitas informasi, minimal memiliki kriteria:

1.      Akurat

2.      Tepat waktu

3.      Relevan

4.      Lengkap dan memadai

5.      Up to date

6.      Dapat diandalkan

7.      Dapat dimengerti

8.      Dapat dibandingkan

Sistem Informasi (Barry E. Cushing) adalah kumpulan dari manusia dan sumber daya modal di dalam suatu organisasi yang bertanggung jawab mengumpulkan dan mengolah data untuk menghasilkan informasi yang berguna untuk semua tingkatan manajemen di dalam kegiatan perencanaan dan pengendalian.

Manfaat sistem informasi:

1.      Meningkatkan efisiensi operasional

2.      Memperkenalkan inovasi dalam bisnis

3.      Membangun sumber-sumber informasi strategis

4.      Mendukung pengambilan keputusan manajerial

Setiap informasi manajemen meliputi 4 unsur pokok, yaitu:

1.      Sumber daya berupa data yang kemudian menjadi informasi

2.      Aktivitas berkaitan dengan pengolahan

3.      Perlengkapan meliputi berbagai peralatan elektonik untuk membantu proses otomasi

4.      Kerangka sistem

C.        Prinsip-prinsip SIM Perkantoran

Secara teoritis, komputer bukan prasyarat mutlak bagi sebuah SIM, melainkan dalam praktik, SIM yang baik tidak akan ada tanpa bantuan kemampuan pemrosesan komputer. Prinsip utama perancangan SIM adalah SIM harus dijalin secara teliti agar mampu melayani tugas utama.

Tujuan Sistem Informasi Manajemen adalah memenuhi kebutuhan informasi umum semua manajer dalam perusahaan atau dalam subunit organisasional perusahaan. SIM menyediakan informasi bagi pemakai dalam bentuk laporan dan output dari berbagai simulasi model matematika.

Prinsip manajemen perkantoran menganai pembagian dan pertanggungjawaban kantor

Prosedur perkantoran adalah sistem perkantoran atau urutan tingkah pelaksanaan pekerjaan kantor dimana pekerjaan itu dilakukan dan berhubungan dengan apa yang dilakukan, bagaimana melakukannya, dimana dan siapa yang melakukannya.

Pentingnya sistem perkantoran karena:

1.      Membuat pekerjaan kantor menjadi lebih lancar

2.      Memberikan pengawasan yang lebih baik melalui pengarahan

3.      Membuat koordinasi yang lebih baik diantara bagian-bagian yang berbeda

4.      Dalam melaksanakan pekerjaan dengan formulir-formulir perkantoran dan alat-alat pekerjaan tata usaha yang sangat penting

Prinsip-prinsip pada sistem perkantoran:

1.      Sistem perkantoran hendaknya sederhana sehingga mempermudah pengawasan

2.      Spesialisasi hendaknya dipergunakan sebaik-baiknya

3.      Mencegah kekembaran pekerjaan, terutama pada formulir-formulir

4.      Sistem hendaknya fleksibel dan dapat disesuaikan dengan kondisi yang berubah

5.      Pembagian tugas yang tepat

6.      Penggunaan mesin-mesin perkantoran yang sebaik-baiknya

7.      Pekerjaan tata usaha harus diselenggarakan sampai yang seminim-minimnya.

Prinsip organisasi kantor:

1.      Harus ada garis otoritas yang jelas dari bagian puncak sampai bagian yang terbawah

2.      Otoritas harus dihubungkan dengan tanggung jawab

3.      Pengawasan pusat dan desentralisasi yang maksimum

4.      Menjamin adanya garis-garis komunikasi yang baik secara mendatar ataupun vertikal

Oke ssampai ketemu lagi di postingan berikutnya. semoga bermanfaat.